Beveiliging en AI
Je vertrouwt ons gegevens van jezelf en van je klanten toe. Hier lees je hoe we die beschermen en hoe we AI verantwoord inzetten.
Waarom deze pagina?
Als je met Viva67 werkt, vertrouw je ons gegevens toe. Van jezelf, en van je klanten die via de chat of het formulier contact met je opnemen. Dat vertrouwen nemen we serieus. Op deze pagina lees je hoe we die gegevens beschermen, waar ze staan, en hoe we kunstmatige intelligentie (AI) verantwoord inzetten.
We schrijven het op in gewone taal, zonder technisch jargon waar dat kan. Wil je meer weten over een onderdeel, of heb je een vraag van een van je eigen klanten, mail ons dan via info@viva67.com.
Onze uitgangspunten
Bij alles wat we bouwen, houden we ons aan vier vaste uitgangspunten:
- Zo min mogelijk gegevens. We vragen alleen wat nodig is om een vraag te beantwoorden of een afspraak te maken.
- Zo dicht mogelijk bij huis. Waar dat kan, kiezen we voor opslag en verwerking in Europa.
- Een mens houdt de regie. AI helpt, maar een mens kan altijd meekijken en ingrijpen.
- Open over wat we doen. We vertellen eerlijk welke partijen we gebruiken en wat er met gegevens gebeurt.
Waar gegevens staan
We kiezen waar dat kan voor opslag in Europa. Niet elke dienst is in Europa beschikbaar, daarom noemen we hieronder ook de partijen buiten Europa.
- Database: de database van ons CRM draait op Google Cloud Firestore in Nederland (regio europe-west4).
- E-mail: e-mails versturen we via de EU-regio van Resend (Ierland).
- Opvolgberichten: automatische opvolgberichten plannen we in via de EU-regio van Upstash (Frankfurt).
- CRM en chat: het CRM zelf wordt gehost bij Vercel, in de Verenigde Staten.
- AI-model: het AI-model wordt aangeroepen via OpenRouter, in de Verenigde Staten.
- Website: deze website staat bij GitLab.
Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, dan gebeurt dat alleen op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een volledig overzicht van alle partijen, met hun rol, staat in onze verwerkersovereenkomst en in de privacyverklaring.
Onze beveiligingsmaatregelen
Versleutelde verbindingen
De website, de chat en het CRM werken alleen via HTTPS. Gegevens zijn onderweg tussen je browser en onze systemen dus versleuteld. Iemand die het verkeer onderschept, kan het niet lezen.
Versleutelde opslag
Google Cloud slaat de gegevens in de database standaard versleuteld op. Ook als iemand fysiek toegang zou krijgen tot de opslag, zijn de gegevens niet zomaar leesbaar.
Toegang alleen na inloggen
Het CRM is alleen bereikbaar met een persoonlijk account. Iedere gebruiker ziet alleen wat hij nodig heeft voor zijn werk. Accounts delen we niet, zodat altijd duidelijk is wie wat heeft gedaan.
Zorgvuldig gekozen leveranciers
We werken met gevestigde partijen en leggen afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid vast. Voegen we een nieuwe partij toe die gegevens van klanten verwerkt, dan melden we dat vooraf aan onze klanten.
Geen tracking
Op onze website draaien geen advertentiepixels of volgsoftware. Wat er technisch wel gebeurt als je de site bezoekt, lees je in de cookieverklaring.
Niet langer bewaren dan nodig
Gegevens bewaren we niet langer dan nodig. Stopt een klant met onze diensten, dan krijgt hij zijn gegevens mee zodra alles is afgerond, en heeft hij daarna 30 dagen voor de export. Uiterlijk 90 dagen na het einde van de samenwerking verwijderen we de gegevens, tenzij de wet ons verplicht om ze langer te bewaren.
Hoe we AI inzetten
De chat op deze website en de digitale collega's die we voor klanten bouwen, gebruiken het taalmodel Claude van Anthropic, via OpenRouter. Daarbij houden we ons aan een paar vaste afspraken.
Duidelijk dat het AI is
Volgens de Europese AI-verordening (artikel 50) moeten mensen sinds 2 augustus 2026 weten dat ze met AI praten. We richten onze chat zo in dat dat meteen duidelijk is. Dat geldt ook voor de chats die we voor klanten bouwen.
Alleen vragen die erbij horen
Onze chats zijn geen algemene chatbots. Ze zijn ingericht voor vragen over het bedrijf waar ze bij horen, en kennen alleen de informatie die dat bedrijf heeft aangeleverd. Vragen die daar buiten vallen, beantwoorden ze niet. Zo voorkomen we dat de chat dingen gaat verzinnen over onderwerpen waar hij niets van weet.
Een mens kan altijd overnemen
Elk gesprek staat in het CRM. Een medewerker kan meelezen, antwoorden aanpassen en het gesprek overnemen. Vragen die de chat niet kan beantwoorden, worden doorgezet naar een mens.
Geen besluiten zonder mens
De AI beantwoordt vragen en helpt met plannen, maar neemt geen beslissingen die mensen in aanmerkelijke mate raken, zoals het afwijzen van een klant of het vaststellen van een prijs.
Geen training met jouw gegevens
We gebruiken het model via een zakelijke API. Wij gebruiken gesprekken niet om AI-modellen te trainen, en we hebben bij OpenRouter de instellingen zo gekozen dat gegevens niet voor training worden gebruikt.
AI kan zich vergissen
Een taalmodel kan een fout maken of iets onvolledig uitleggen. Daarom laten we klanten de antwoorden controleren voordat ze live gaan. Prijzen en afspraken gelden pas na schriftelijke bevestiging.
Wat je zelf kunt doen
Beveiliging is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Als klant kun je zelf veel doen om je gegevens en die van je klanten te beschermen:
- gebruik voor je CRM-account een sterk wachtwoord dat je nergens anders gebruikt;
- deel je inloggegevens niet met collega's, maar vraag een eigen account aan;
- log uit op gedeelde computers;
- laat de chat geen gevoelige gegevens vragen, zoals medische informatie of bankgegevens;
- meld het ons direct als je denkt dat iemand toegang heeft tot je account.
Een kwetsbaarheid melden
Heb je een zwakke plek gevonden in onze website, chat of CRM? Meld het ons zo snel mogelijk via info@viva67.com, met een omschrijving van het probleem en hoe we het kunnen nagaan. We vragen je:
- de kwetsbaarheid niet te misbruiken, en geen gegevens van anderen in te zien, te wijzigen of te verwijderen, meer dan nodig is om het probleem aan te tonen;
- de informatie niet met anderen te delen totdat het probleem is opgelost;
- geen aanvallen uit te voeren die de dienst verstoren, en geen social engineering te gebruiken.
Wij reageren binnen 5 werkdagen, houden je op de hoogte van de oplossing en doen geen aangifte als je je aan deze regels hebt gehouden en te goeder trouw hebt gehandeld.
Als er toch iets misgaat
Hoe goed je je ook voorbereidt, een datalek kan altijd gebeuren. Bijvoorbeeld als een e-mail bij de verkeerde persoon terechtkomt of als een leverancier wordt gehackt. Bij een datalek handelen we direct:
- we beperken de schade en sluiten het lek;
- we onderzoeken wat er is gebeurd en welke gegevens het betreft;
- gaat het om gegevens die we voor een klant verwerken, dan informeren we die klant binnen 48 uur, zoals afgesproken in onze verwerkersovereenkomst;
- waar nodig melden we het lek binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en informeren we de mensen van wie gegevens zijn gelekt;
- we leggen elk datalek vast en nemen maatregelen om herhaling te voorkomen.
Veelgestelde vragen over beveiliging en AI
Leest de AI mee met al mijn e-mails?
Nee. De AI werkt alleen met de gesprekken en berichten die via de Dienst binnenkomen, en met de informatie die je zelf hebt aangeleverd.
Kan ik zien wat de chat tegen mijn klanten zegt?
Ja. Elk gesprek staat in je CRM. Je leest mee, past antwoorden aan en neemt het gesprek over wanneer je wilt.
Waar kan ik meer lezen over mijn privacy?
In onze privacyverklaring. Klanten van Viva67 vinden de afspraken over hun gegevens in de verwerkersovereenkomst.