Sicherheit und KI
Sie vertrauen uns Daten über sich und Ihre Kunden an. Hier lesen Sie, wie wir sie schützen und wie wir KI verantwortungsvoll einsetzen.
Warum diese Seite?
Wenn Sie mit Viva67 arbeiten, vertrauen Sie uns Daten an. Ihre eigenen und die Ihrer Kunden, die über den Chat oder das Formular Kontakt mit Ihnen aufnehmen. Dieses Vertrauen nehmen wir ernst. Auf dieser Seite lesen Sie, wie wir diese Daten schützen, wo sie gespeichert sind und wie wir künstliche Intelligenz (KI) verantwortungsvoll einsetzen.
Wir schreiben es in einfachen Worten auf, wo möglich ohne Fachjargon. Möchten Sie mehr über einen Teil wissen oder haben Sie eine Frage von einem Ihrer eigenen Kunden, schreiben Sie uns an info@viva67.com.
Unsere Grundsätze
Bei allem, was wir bauen, halten wir uns an vier feste Grundsätze:
- So wenige Daten wie möglich. Wir fragen nur, was nötig ist, um eine Frage zu beantworten oder einen Termin zu vereinbaren.
- So nah wie möglich. Wo möglich, wählen wir Speicherung und Verarbeitung in Europa.
- Ein Mensch behält die Kontrolle. KI hilft, aber ein Mensch kann immer mitlesen und eingreifen.
- Offen über das, was wir tun. Wir sagen ehrlich, welche Anbieter wir nutzen und was mit Daten passiert.
Wo Daten gespeichert sind
Wo möglich, wählen wir Speicherung in Europa. Nicht jeder Dienst ist in Europa verfügbar, daher nennen wir unten auch die Anbieter außerhalb Europas.
- Datenbank: Die Datenbank unseres CRM läuft auf Google Cloud Firestore in den Niederlanden (Region europe-west4).
- E-Mail: E-Mails versenden wir über die EU-Region von Resend (Irland).
- Nachfassnachrichten: Automatische Nachfassnachrichten planen wir über die EU-Region von Upstash (Frankfurt).
- CRM und Chat: Das CRM selbst wird bei Vercel in den Vereinigten Staaten gehostet.
- KI-Modell: Das KI-Modell wird über OpenRouter in den Vereinigten Staaten aufgerufen.
- Website: Diese Website wird bei GitLab gehostet.
Werden Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet, geschieht das nur auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Eine vollständige Übersicht aller Anbieter mit ihrer Rolle finden Sie in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag und in der Datenschutzerklärung.
Unsere Sicherheitsmaßnahmen
Verschlüsselte Verbindungen
Die Website, der Chat und das CRM funktionieren nur über HTTPS. Daten sind auf dem Weg zwischen Ihrem Browser und unseren Systemen also verschlüsselt. Wer den Datenverkehr abfängt, kann ihn nicht lesen.
Verschlüsselte Speicherung
Google Cloud speichert die Daten in der Datenbank standardmäßig verschlüsselt. Selbst wenn jemand physischen Zugang zum Speicher erhielte, wären die Daten nicht ohne Weiteres lesbar.
Zugang nur nach Anmeldung
Das CRM ist nur mit einem persönlichen Konto erreichbar. Jeder Nutzer sieht nur, was er für seine Arbeit braucht. Konten teilen wir nicht, damit immer klar ist, wer was getan hat.
Sorgfältig ausgewählte Lieferanten
Wir arbeiten mit etablierten Anbietern und halten Vereinbarungen über Sicherheit und Vertraulichkeit fest. Fügen wir einen neuen Anbieter hinzu, der Kundendaten verarbeitet, informieren wir unsere Kunden vorab.
Kein Tracking
Auf unserer Website laufen keine Werbepixel und keine Tracking-Software. Was beim Besuch der Website technisch passiert, lesen Sie in der Cookie-Erklärung.
Nicht länger speichern als nötig
Wir speichern Daten nicht länger als nötig. Beendet ein Kunde unsere Dienste, erhält er seine Daten, sobald alles abgeschlossen ist, und hat danach 30 Tage Zeit für den Export. Spätestens 90 Tage nach Ende der Zusammenarbeit löschen wir die Daten, sofern uns das Gesetz nicht zu längerer Aufbewahrung verpflichtet.
Wie wir KI einsetzen
Der Chat auf dieser Website und die digitalen Kollegen, die wir für Kunden bauen, nutzen das Sprachmodell Claude von Anthropic über OpenRouter. Dabei halten wir uns an einige feste Absprachen.
Klar, dass es KI ist
Nach der europäischen KI-Verordnung (Artikel 50) müssen Menschen seit dem 2. August 2026 wissen, dass sie mit KI sprechen. Wir richten unseren Chat so ein, dass das sofort klar ist. Das gilt auch für die Chats, die wir für Kunden bauen.
Nur passende Fragen
Unsere Chats sind keine allgemeinen Chatbots. Sie sind für Fragen zum jeweiligen Unternehmen eingerichtet und kennen nur die Informationen, die dieses Unternehmen geliefert hat. Fragen außerhalb dieses Rahmens beantworten sie nicht. So verhindern wir, dass der Chat sich zu Themen etwas ausdenkt, von denen er nichts weiß.
Ein Mensch kann immer übernehmen
Jedes Gespräch steht im CRM. Ein Mitarbeiter kann mitlesen, Antworten anpassen und das Gespräch übernehmen. Fragen, die der Chat nicht beantworten kann, werden an einen Menschen weitergeleitet.
Keine Entscheidungen ohne Menschen
Die KI beantwortet Fragen und hilft bei der Planung, trifft aber keine Entscheidungen, die Menschen erheblich betreffen, etwa die Ablehnung eines Kunden oder die Festlegung eines Preises.
Kein Training mit Ihren Daten
Wir nutzen das Modell über eine geschäftliche API. Wir nutzen Gespräche nicht zum Training von KI-Modellen und haben bei OpenRouter die Einstellungen so gewählt, dass Daten nicht für Training verwendet werden.
KI kann sich irren
Ein Sprachmodell kann einen Fehler machen oder etwas unvollständig erklären. Deshalb lassen wir Kunden die Antworten prüfen, bevor sie live gehen. Preise und Termine gelten erst nach schriftlicher Bestätigung.
Was Sie selbst tun können
Sicherheit ist eine gemeinsame Verantwortung. Als Kunde können Sie selbst viel tun, um Ihre Daten und die Ihrer Kunden zu schützen:
- Nutzen Sie für Ihr CRM-Konto ein starkes Passwort, das Sie nirgendwo anders verwenden;
- teilen Sie Ihre Zugangsdaten nicht mit Kollegen, sondern beantragen Sie ein eigenes Konto;
- melden Sie sich an gemeinsam genutzten Computern ab;
- lassen Sie den Chat keine sensiblen Daten abfragen, wie medizinische Informationen oder Bankdaten;
- melden Sie uns sofort, wenn Sie glauben, dass jemand Zugang zu Ihrem Konto hat.
Eine Schwachstelle melden
Haben Sie eine Schwachstelle in unserer Website, unserem Chat oder CRM gefunden? Melden Sie sie uns so schnell wie möglich über info@viva67.com, mit einer Beschreibung des Problems und wie wir es nachvollziehen können. Wir bitten Sie:
- die Schwachstelle nicht auszunutzen und keine Daten anderer einzusehen, zu ändern oder zu löschen, mehr als nötig ist, um das Problem nachzuweisen;
- die Informationen nicht mit anderen zu teilen, bis das Problem behoben ist;
- keine Angriffe durchzuführen, die den Dienst stören, und kein Social Engineering einzusetzen.
Wir antworten innerhalb von 5 Werktagen, halten Sie über die Lösung auf dem Laufenden und erstatten keine Anzeige, wenn Sie sich an diese Regeln gehalten und in gutem Glauben gehandelt haben.
Wenn doch etwas schiefgeht
Wie gut man sich auch vorbereitet, eine Datenpanne kann immer passieren. Zum Beispiel, wenn eine E-Mail bei der falschen Person landet oder ein Lieferant gehackt wird. Bei einer Datenpanne handeln wir sofort:
- Wir begrenzen den Schaden und schließen das Leck;
- wir untersuchen, was passiert ist und welche Daten betroffen sind;
- geht es um Daten, die wir für einen Kunden verarbeiten, informieren wir diesen Kunden innerhalb von 48 Stunden, wie in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbart;
- wo nötig, melden wir die Panne innerhalb von 72 Stunden der niederländischen Datenschutzbehörde und informieren die Menschen, deren Daten betroffen sind;
- wir dokumentieren jede Datenpanne und ergreifen Maßnahmen, damit sie sich nicht wiederholt.
Häufige Fragen zu Sicherheit und KI
Liest die KI alle meine E-Mails mit?
Nein. Die KI arbeitet nur mit den Gesprächen und Nachrichten, die über den Dienst eingehen, und mit den Informationen, die Sie selbst geliefert haben.
Kann ich sehen, was der Chat meinen Kunden sagt?
Ja. Jedes Gespräch steht in Ihrem CRM. Sie lesen mit, passen Antworten an und übernehmen das Gespräch, wann Sie wollen.
Wo erfahre ich mehr über meinen Datenschutz?
In unserer Datenschutzerklärung. Kunden von Viva67 finden die Vereinbarungen über ihre Daten im Auftragsverarbeitungsvertrag.